A obrigatoriedade do ponto eletrônico: o que diz a lei?

O controle de jornada de trabalho permite melhor gestão dos horários dos funcionários e gera informações importantes para o negócio. Porém, será que há obrigatoriedade do ponto eletrônico?

Muitos gestores ficam com essa dúvida, se pode ou não, é seguro, como funciona. Enfim, são diversas questões.

Por isso, hoje vamos esclarecer melhor sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico e explicar a legislação que rege esse universo do controle de ponto eletrônico.

Confira!

A obrigatoriedade do controle de jornada

Pela CLT, em seu art. 74, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer o controle de jornada de trabalho através de meio eletrônico, mecânico ou manual.

Há também, a previsão do registro de ponto por exceção. Esse modelo apenas registra os atrasos, horas extras, folgas, férias e faltas, em vez de marcar horário de entrada, saída e intervalos. Assim, o registro por exceção acaba sendo utilizado mais para equipes externas, em que o controle de jornada é mais difícil.

Contudo, apesar de apenas empresas com mais de 20 colaboradores serem obrigadas a ter o registro de ponto, é importante que empresas pequenas também façam o mesmo. Isso porque o controle de jornada auxilia na gestão e previne problemas trabalhistas, já que não haverá forma de comprovar a jornada de trabalho executada.

Por isso, é recomendado que todas as empresas adotem alguma forma de controle de jornada, sendo o mais indicado o ponto eletrônico por sua segurança.

Então, há obrigatoriedade do ponto eletrônico?

Sendo direto: não há obrigatoriedade do ponto eletrônico.

Como vimos, o art. 74 da CLT diz que o registro pode ser feito tanto manual, quanto mecânica ou eletronicamente.

Portanto, a empresa pode muito bem comprar um caderno de R$ 5,00 e fazer nele o controle. Isso pode até dar certo com 3 pessoas, mas como fazer esse controle com várias equipes? Imagina ter que contar manualmente as horas extras de cada um.

Esse cenário é um verdadeiro pesadelo para qualquer gestor. Afinal, desse modo, abre chances para fraudes e cálculos errados, que poderá resultar em processos trabalhistas e multas.

Por isso, podemos pensar que é “quase obrigatório” para uma empresa que deseja evitar esse tipo de problema. E por que essa obrigatoriedade do ponto eletrônico e não de outro método?

Simples: ele é o método que entrega mais segurança e praticidade para o setor de RH.

Regulamentação do ponto eletrônico

Porém, para que essa praticidade e segurança sejam garantidas, o Ministério do Trabalho editou duas portarias, com regras e obrigações para as empresas que adotarem o controle de ponto eletrônico.

Vamos entender melhor sobre elas:

Portaria 1510/09

Essa Portaria 1510 foi publicada em 2009 e objetivava estabelecer as exigências para a adoção de um registro de ponto eletrônico.

Antes dessa regulamentação não havia critérios de como os sistemas deveriam funcionar. Agora, há padrões que devem ser seguidos, o que traz maior segurança jurídica para empregado e empresa.

Contudo, perceba que ela não estabelece obrigatoriedade do ponto eletrônico, mas define as regras e obrigações para quem adotar.

Conheça os 8 pontos centrais da Portaria 1510 de 2009:

1. Ela regulamenta o uso do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP);
2. Os dados deverão ser armazenados em memória do relógio de ponto de modo que não permite alteração ou eliminação de registro;
3. Exigir autorização para marcar ponto, fazer marcações automáticas ou alterações de dados são expressamente proibidos;
4. Relógio interno com precisão mínima de um minuto por ano;
5. Uso de sistema externo para tratamento dos dados, também regulamento pela Portaria;
6. Os equipamentos de ponto eletrônico deverão emitir comprovante de marcação de ponto;
7. Ter porta USB para extração de dados para fiscalização;
8. Estabelece quais os formatos de arquivos e relatórios de registro de ponto a empresa é obrigada a manter e apresentar ao Ministério do Trabalho.

Portaria 373/11

Nesse sentido, a Portaria 1510/09 estava preocupada com os sistemas eletrônicos convencionais, aquele que você tem que bater o crachá e muitas vezes tem uma catraca para barrar entrada de pessoas não autorizadas.

Contudo, a tecnologia evolui rapidamente e logo em 2011, apenas 3 anos após a publicação da portaria, foi necessário outra para dispor sobre os “métodos alternativos”.

Dos métodos alternativos mais significante que temos é o controle de ponto por aplicativos, como da TradingWorks. 

Nesse sentido, o aplicativo consegue trazer o máximo de segurança e produtividade possível para o setor de RH. 

Dessa forma, foi necessário que o Ministério do Trabalho editasse uma nova portaria para que os aplicativos cumprissem com certos critérios para assegurar a proteção dos direitos trabalhistas.

O principal ponto da Portaria 373/11 está nas quatro restrições que ela trouxe aos métodos “alternativos”:

1. Não se deve ter restrições para a marcação do ponto;
2. Marcação automática do ponto é expressamente proibida;
3. Para marcação de sobrejornada não deverá ter exigência de autorização;
4. Alteração ou eliminação de registros de ponto não são permitidos.

Quais são os métodos de controle de ponto?

Para ficar mais claro porque o ponto eletrônico possui duas portarias para sua regulação, vamos entender melhor quais são os métodos de controle de ponto disponíveis.

Manual

O primeiro método que temos é o nosso conhecido caderno. Ou seja, o colaborador anota o ponto manualmente neste caderno. 

Há também o bastante conhecido “cartão de ponto” que é uma folha de registro de ponto manual que você encontra em qualquer papelaria, nele tem os dados da empresa, do empregador, e os registros de entrada, saída, intervalos, horas extras.

Contudo, o ponto manual não é apenas no papel e caneta! Dentro desse grupo também podemos adicionar a planilha de controle de ponto, ou seja, o famoso Excel.

Com a planilha conseguimos ganhar mais produtividade, uma vez que ela se encarrega de fazer os cálculos. Entretanto, ainda há baixa segurança e alto risco de fraudes e erros.

Em contrapartida, dentro do controle manual, o uso do Excel pode ser bastante útil. Em vez de sempre fazer os mesmos cálculos, basta programar a planilha de controle de ponto uma vez e depois apenas lançar os registros.

Dessa forma, economizamos bastante tempo. Além disso, é possível fazer um controle mais eficaz do banco de horas ou horas extras, apesar de existirem métodos muito melhores de controle.

Mecânico

Nesse método, o funcionário possui uma ficha em papel cartão que ele insere no relógio de ponto para que seja impresso na ficha os horários. É um método que podemos ver sendo bastante mostrados nos filmes antigos, como do Chaplin.

Eletrônico

E chegamos na era moderna, os registros eletrônicos podem ser feitos de várias formas, como:

1. Crachá magnético;
2. Crachá com código de barras;
3. Biometria;
4. QR Code;
5. Aplicativos.

Por isso o sistema eletrônico precisou de duas portarias para sua regulamentação. Os 3 formas de registros acima precisam de equipamentos físicos, como o relógio de ponto e, em geral, a catraca.

Portanto, a Portaria 1510/09 veio para regulamentar esse tipo de equipamento, para garantir a segurança dos registros.

Aplicativo de ponto

Em contrapartida, os aplicativos não precisam dessa infraestrutura do ponto eletrônico. Através do celular do próprio colaborador é possível que ele faça o registro de ponto. Por ter um funcionamento distinto dos outros métodos, precisou que a Portaria 373/11 fosse editada.

De tal modo, esse controle de ponto digital permite muito mais flexibilidade para qualquer tipo de empresa, seja uma microempresa ou uma gigante com mais de 500 funcionários.

Isso porque a marcação de ponto pode ser realizada através do celular, computador ou tablet. Assim, permite o registro dentro ou fora da sede da empresa, e ainda com o máximo de segurança possível.

A biometria facial e a geolocalização são os dois grandes fatores de segurança utilizados pelos aplicativos. Dessa maneira, a chance de fraudes é praticamente nula.

Por isso, as empresas podem adotar o ponto digital para realizar o controle de funcionários externos e em home office. Tudo isso com um custo menor, máxima segurança e supervisão em tempo real.

Qual a vantagem de ter um ponto eletrônico?

Então, se não há obrigatoriedade do ponto eletrônico, por que ter um? Para você conhecer melhor como o controle de ponto eletrônico pode te ajudar, recomendamos nosso guia completo.

Há 5 motivos para você adotar o ponto eletrônico:

1. Maior segurança e proteção contra fraudes

Quando falamos de obrigatoriedade do ponto eletrônico é especialmente pela segurança que esse sistema dá às empresas.

Nesse sentido, a segurança é tanto jurídica, como ao evitar processos, quanto operacional, ao garantir dados em tempo real e eliminação das fraudes no registro de ponto.

Isso é possível através do reconhecimento facial do colaborador, algo extremamente difícil de ser fraudado. Ainda mais, o dado de localização por GPS do colaborador também é coletado, o que permite à empresa definir um “cercado virtual” de áreas permitidas.

2. Flexibilidade para atuar com equipes remotas

No mundo atual, o home office está cada vez mais sendo adotado. Com isso, há diversos desafios, mas o controle de ponto não precisa ser mais um deles, apesar de não haver a obrigatoriedade do controle de ponto.

Com um controle de ponto online, a empresa mantém o devido controle, aumenta a produtividade, elimina as fraudes e melhora a relação com os colaboradores. 

3. Cálculos automáticos e processos informatizados aumentam a produtividade do setor de RH

Passar semanas para fechar a folha de pagamento dos trabalhadores é coisa do passado. Agora, é possível finalizar esse processo em poucos cliques.

Assim, o setor de RH pode focar em ações estratégicas, em vez de ficar se questionando se o cálculo do FGTS está correto, por exemplo.

Dessa forma, o setor tem mais produtividade e os colaboradores possuem mais confiança no RH.

4. Redução de custos com uma infraestrutura enxuta

Reduzir ou eliminar a quantidade de papel já representa uma grande economia. Por outro lado, com a produtividade superior, a equipe do departamento pessoal poderá ser menor.

Além disso, evita-se gastos com processos trabalhistas, honorários de advogados e multas administrativas.

5. Melhora a relação de trabalho pela transparência de informações

Além dos supervisores terem os dados em tempo real, os colaboradores também possuem. Assim, eles mesmos podem ficar espertos com os atrasos e faltas do mês, por exemplo.

Do mesmo modo que os colaboradores sabem exatamente a quantidade de horas extras ou saldo do banco de horas. Assim, ele poderá ficar tranquilo quanto à sua compensação.

6. Dados centralizados

Por fim, o registro eletrônico no controle de ponto para filiais permite uma gestão muito mais eficaz. Afinal, é possível ter dados em tempo real de todas as unidades.

Além disso, o uso da assinatura eletrônica facilita os processos. Pela lei, é obrigatório a assinatura da folha de ponto, assim o ponto eletrônico permite que essa assinatura seja feita pela internet, com segurança e validade jurídica.

Os 5 riscos do ponto manual 

Já sabemos que não há obrigatoriedade do ponto eletrônico, entretanto, empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a realizar o controle de alguma forma.

Nesse sentido, acaba sendo comum o uso de métodos manuais, muitas vezes justificado por ser um método de baixo custo e simples. Porém, na prática, o ponto manual pode estar custando mais para a empresa do que um ponto eletrônico.

Por isso, gostaria de destacar aqui os 5 riscos que sua empresa corre ao adotar o ponto manual:

1. Erros de registro

Em primeiro lugar temos os erros de registros. Acontece, muitas vezes, do colaborador inserir a marcação no dia errado, rasurar ou mesmo estar com o relógio errado.

Além disso, empresas que usam a planilha de controle de ponto podem cometer erros no momento de configuração ou no lançamento dos registros. Isto é, em todas as etapas desse processo de controle há chance de errar.

Por isso, o método manual é um enorme risco às empresas.

2. Perda de registro de pontos

Como os registros ficam em cartões físicos, o armazenamento precisa de atenção redobrada. Isso porque o registro físico tem o risco de serem perdidos ou danificados.

Por isso, é importante o registro eletrônico na nuvem. Com essa tecnologia sua empresa nunca precisará se preocupar com perder documentos importantes.

3. Cálculos de folha de pagamento errados

O controle de ponto eletrônico já possui programado as regras de cálculo dos encargos. Assim, reduz a chance do setor de RH calcular, por exemplo, um desconto de folha errado.

Contudo, na folha de ponto manual os erros são comuns. Além disso, é corriqueiro o analista no momento de o cálculo esquecer de digitar algum número e isso mudar o valor final.

Esse é um problema que não existe no ponto eletrônico, pois todos os valores são exatos.

4. Baixa produtividade

Além de errar o cálculo, o setor de RH terá baixos indicadores de produtividade. Afinal, cada folha de ponto terá que ser calculada, uma a uma.

Assim, um procedimento que o ponto eletrônico leva alguns momentos, com o controle manual levará semanas!

Por isso, a empresa terá que aumentar a quantidade de colaboradores no setor de RH para acelerar esse processo. Do contrário, a folha de pagamento nunca será fechada.

Enquanto isso, outras tarefas importantes vão ficando de lado. Já percebeu a bola de neve de problemas que isso gera, não é?

5. Fraudes

Por último, temos as fraudes que são muito fáceis de acontecer, mas extremamente difíceis de detectar. Nesse sentido, a confiança nos registros é muito baixa, o que pode prejudicar a relação com os trabalhadores.

Além disso, poderá haver processos trabalhistas envolvidos. Daí a importância do registro eletrônico, mesmo sem a obrigatoriedade do ponto eletrônico.

Por fim, o ponto eletrônico é regulamentado por lei e deve ter todas as suas condições atendidas. Desse modo, é possível obter todas as suas vantagens em termos de produtividade, sem entrar em conflito com as determinações.

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